Política de Tratamiento de Datos Personales y Datos Sensibles de Salud

1. Identificación del responsable del tratamiento

SaludaMente S.A.S. (en adelante “SaludaMente” o “la Plataforma”), sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia como Sociedad por Acciones Simplificada, actúa como responsable del tratamiento de datos personales en los términos de la Ley 1581 de 2012.

2. Marco normativo aplicable

La presente política se fundamenta en el siguiente marco jurídico:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y al habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015): Reglamentación parcial de la Ley 1581.
• Ley 1266 de 2008: Disposiciones generales de habeas data en información financiera y comercial.
• Ley 1616 de 2013: Ley de Salud Mental.
• Ley 2460 de 2025: Regulación de la prestación de servicios de psicología por medios tecnológicos.
• Resolución 2654 de 2019 y normativa de telemedicina del Ministerio de Salud.
• Ley 1273 de 2009: Delitos informáticos.
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3. Definiciones

Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato sensible

Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye datos relativos a la salud, la orientación sexual, datos biométricos, origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, y pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos.

Dato de salud mental

Información relativa al estado psicológico, emocional o psiquiátrico de una persona, incluyendo diagnósticos, historial terapéutico, notas clínicas, evaluaciones psicológicas y cualquier información generada en el marco de la atención en salud mental. Se clasifica como dato sensible.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En el contexto de SaludaMente, incluye usuarios (pacientes), profesionales de psicología registrados en la plataforma, y representantes de instituciones universitarias cliente.

Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. SaludaMente actúa como responsable.

Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. Incluye proveedores tecnológicos contratados por SaludaMente.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y en general cualquier actividad de gestión de la información.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad

Comunicación dirigida al titular para informarle sobre la existencia de políticas de tratamiento de datos y la forma de acceder a las mismas.

Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, ya sea de forma automatizada o no.

4. Ámbito de aplicación

La presente política aplica a todos los datos personales recopilados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por SaludaMente en el marco de su actividad como plataforma de intermediación tecnológica para servicios de psicología en línea. Específicamente, aplica al tratamiento de datos de:

• Usuarios (pacientes/consultantes): personas naturales que acceden a servicios de psicología a través de la plataforma.
• Profesionales de psicología: psicólogos registrados que ofrecen sus servicios a través de la plataforma de manera independiente.
• Instituciones universitarias: representantes y personal autorizado de las universidades que contratan los servicios institucionales de SaludaMente.
• Visitantes del sitio web: personas que navegan por www.saludamente.co sin necesidad de registrarse.
• Empleados, contratistas y colaboradores de SaludaMente.

5. Principios rectores del tratamiento

SaludaMente se compromete a observar los siguientes principios en todo tratamiento de datos personales, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Legalidad: El tratamiento se sujeta a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.
2. Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima, la cual es informada al titular de manera previa.
3. Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
4. Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: El titular tiene derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan en cualquier momento y sin restricciones.
6. Acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo información pública, no pueden estar disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
7. Seguridad: La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
8. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

6. Tipos de datos personales recopilados

6.1. Datos de identificación y contacto

Nombre completo, número de identificación (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte), fecha de nacimiento, género, dirección de correo electrónico, número de teléfono, ciudad de residencia.

6.2. Datos académicos e institucionales

Universidad de afiliación, programa académico, semestre, código estudiantil (cuando el acceso sea institucional).

6.3. Datos profesionales de los psicólogos

Título profesional, número de tarjeta profesional, especialidades o enfoques terapéuticos, certificaciones, hoja de vida profesional, información tributaria (RUT), datos bancarios para el pago de honorarios.

6.4. Datos sensibles de salud mental (Arts. 5 y 6, Ley 1581)

SaludaMente, en virtud de su rol como intermediario tecnológico, puede tener acceso limitado a datos sensibles de salud mental en los siguientes supuestos:

• Motivo de consulta indicado por el usuario al agendar una cita.
• Cuestionarios de evaluación inicial o screening aplicados a través de la plataforma.
• Registros de asistencia y frecuencia de sesiones.
• Información derivada de protocolos de atención en crisis.

Las notas clínicas, diagnósticos y planes de tratamiento son responsabilidad exclusiva del profesional de psicología. SaludaMente no accede, almacena ni procesa dicha información clínica detallada, la cual permanece bajo custodia directa del profesional conforme a la Ley 1090 de 2006 (Código Deontológico del Psicólogo).

6.5. Datos técnicos y de navegación

Dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador, cookies, datos de geolocalización aproximada, registros de acceso y actividad en la plataforma.

6.6. Datos financieros y de transacciones

Historial de pagos, método de pago (procesado por pasarelas de pago certificadas PCI-DSS), facturación.

7. Finalidades del tratamiento

7.1. Finalidades para usuarios (pacientes/consultantes)

• Gestionar el registro e identificación del usuario en la plataforma.
• Facilitar el agendamiento, reprogramación y cancelación de citas con profesionales de psicología.
• Aplicar cuestionarios de evaluación inicial para orientar al usuario hacia el profesional más adecuado.
• Procesar pagos y emitir facturas o recibos.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (confirmaciones, recordatorios, encuestas de satisfacción).
• Activar protocolos de atención en crisis conforme a lo establecido en la Ley 1616 de 2013 y el protocolo interno de SaludaMente.
• Generar estadísticas agregadas y anonimizadas para reportes institucionales a universidades cliente.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias.

7.2. Finalidades para profesionales de psicología

• Verificar la idoneidad profesional (título, tarjeta profesional, antecedentes disciplinarios).
• Gestionar la relación contractual de prestación de servicios independientes.
• Administrar la agenda de citas y la asignación de pacientes.
• Procesar el pago de honorarios.
• Evaluar la calidad del servicio mediante encuestas de satisfacción de usuarios.

7.3. Finalidades para instituciones universitarias

• Gestionar la relación contractual institucional (convenio de servicios).
• Generar reportes agregados y anonimizados sobre uso del servicio y bienestar estudiantil.
• Coordinar la integración con los programas de bienestar universitario existentes.

8. Autorización para el tratamiento

8.1. Mecanismo de obtención

SaludaMente obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular mediante los siguientes mecanismos:

• Formulario de consentimiento digital al momento del registro en la plataforma, que incluirá una casilla de aceptación explícita (opt-in) diferenciada para datos generales y datos sensibles.
• Aviso de privacidad presentado de forma clara y visible antes de la recolección de cualquier dato.
• Renovación del consentimiento cuando se modifiquen sustancialmente las finalidades del tratamiento.

8.2. Autorización para datos sensibles de salud

Conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos sensibles requiere autorización explícita y reforzada. SaludaMente:

• Informará al titular que no está obligado a proporcionar datos sensibles, excepto cuando estos sean estrictamente necesarios para la prestación del servicio de intermediación.
• Indicará expresamente cuáles datos tienen la calidad de sensibles y la finalidad específica de su tratamiento.
• Utilizará un mecanismo de consentimiento separado y diferenciado para la autorización del tratamiento de datos sensibles de salud mental.
• No condicionará la prestación del servicio básico a la entrega de datos sensibles que no sean estrictamente necesarios.

8.3. Casos en que no se requiere autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requerirá autorización del titular cuando:

• Sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Se trate de datos de naturaleza pública.
• Exista una urgencia médica o sanitaria que lo justifique.
• El tratamiento sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Se relacione con datos del Registro Civil de las Personas.

9. Derechos de los titulares

De conformidad con los artículos 8 y 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SaludaMente.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

9.1. Procedimiento para ejercer los derechos

El titular podrá ejercer sus derechos mediante comunicación dirigida a SaludaMente a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: info@saludamente.com
• Formulario habilitado en la sección de configuración de cuenta dentro de la plataforma.

La solicitud deberá contener: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y documentos que soporten la petición.

9.2. Términos de respuesta

Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

10. Medidas de seguridad

SaludaMente implementará medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al nivel de riesgo del tratamiento, con especial rigor en la protección de datos sensibles de salud mental:

10.1. Medidas técnicas

• Cifrado de datos en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo (AES-256).
• Autenticación multifactor para el acceso a la plataforma por parte de profesionales y administradores.
• Segmentación de bases de datos: separación lógica entre datos de identificación, datos transaccionales y datos sensibles de salud.
• Registros de auditoría (logs) de acceso y modificación de datos sensibles.
• Copias de seguridad periódicas con cifrado.
• Evaluaciones de vulnerabilidad y pruebas de penetración periódicas.

10.2. Medidas administrativas

• Política de acceso basada en el principio de mínimo privilegio (need-to-know).
• Acuerdos de confidencialidad con todos los empleados, contratistas y encargados del tratamiento.
• Capacitación periódica en protección de datos personales y seguridad de la información.
• Procedimiento documentado de respuesta ante incidentes de seguridad.
• Designación de un Oficial de Protección de Datos o responsable interno de privacidad.

10.3. Medidas aplicables a datos de salud mental

Atendiendo a la especial sensibilidad de los datos de salud mental y las obligaciones derivadas de la Ley 1616 de 2013:

• Los datos de motivo de consulta y evaluaciones iniciales estarán pseudonimizados en la base de datos de la plataforma.
• El acceso a datos que vinculen identidad del usuario con información de salud estará restringido exclusivamente al profesional tratante y, en casos de emergencia, al equipo de respuesta en crisis.
• Las sesiones de videoconsulta se realizarán a través de canales cifrados de extremo a extremo. SaludaMente no graba ni almacena el contenido de las sesiones.

11. Transferencia y transmisión de datos

11.1. Transmisión a encargados del tratamiento

SaludaMente podrá transmitir datos personales a encargados del tratamiento (proveedores tecnológicos, pasarelas de pago, servicios de almacenamiento en la nube) para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta política. En todo caso:

• Se suscribirá contrato de transmisión de datos que garantice el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.
• Se verificará que el encargado ofrezca garantías suficientes de seguridad y confidencialidad.
• Se prohibirá al encargado el uso de los datos para finalidades distintas a las autorizadas.

11.2. Transferencia internacional de datos

En caso de que los datos sean alojados en servidores ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, servicios de nube como AWS, Google Cloud o Azure), SaludaMente garantizará que:

• El país destinatario ofrezca niveles adecuados de protección de datos conforme a los criterios de la SIC, o
• Se cuente con la autorización explícita del titular, o
• Se haya suscrito un contrato que garantice las condiciones de seguridad y protección equivalentes a las exigidas por la legislación colombiana.

SaludaMente informará al titular en el aviso de privacidad sobre la existencia de transferencias internacionales de datos.

12. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de menores de edad está sujeto a protección reforzada. SaludaMente:

• Solo prestará servicios a mayores de 18 años de edad.
• En caso de que las instituciones universitarias soliciten la inclusión de estudiantes menores de edad (17 años), se requerirá autorización expresa del representante legal del menor, además de la del propio menor cuando corresponda.
• Se respetará el interés superior del menor en toda decisión relativa al tratamiento de sus datos.

13. Política de cookies y tecnologías de rastreo

El sitio web y la plataforma de SaludaMente utilizan cookies y tecnologías similares para:

• Cookies estrictamente necesarias: garantizar el funcionamiento técnico de la plataforma y la sesión del usuario.
• Cookies analíticas: recopilar información agregada y anonimizada sobre el uso de la plataforma para mejorar la experiencia del usuario.
• Cookies funcionales: recordar preferencias del usuario (idioma, configuración de cuenta).

SaludaMente no utilizará cookies publicitarias ni de seguimiento de terceros. El usuario podrá gestionar sus preferencias de cookies mediante el banner de consentimiento al acceder a la plataforma y en la configuración de su navegador.

14. Período de retención y supresión de datos

SaludaMente conservará los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, o según lo exija la normativa aplicable:

Transcurridos los períodos de retención, los datos serán suprimidos de forma segura mediante procedimientos de borrado irreversible o anonimización irreversible.

15. Gestión de incidentes de seguridad

En caso de que ocurra un incidente de seguridad que comprometa datos personales, SaludaMente:

• Activará el protocolo interno de respuesta a incidentes dentro de las 24 horas siguientes a la detección.
• Notificará a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a la detección del incidente, conforme a las directrices vigentes.
• Informará a los titulares afectados cuando el incidente pueda generar un riesgo significativo para sus derechos y libertades.
• Documentará el incidente, sus causas, efectos y las medidas correctivas implementadas.

16. Responsable interno y canal de atención

SaludaMente designará un responsable interno de protección de datos personales, cuyas funciones incluyen:

• Atender las consultas y reclamos de los titulares.
• Supervisar el cumplimiento de la presente política.
• Gestionar el Registro Nacional de Bases de Datos ante la SIC.
• Coordinar la respuesta ante incidentes de seguridad.
• Mantener actualizada la presente política.

17. Registro Nacional de Bases de Datos

SaludaMente procederá al registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los términos establecidos por dicha entidad, conforme a lo dispuesto en el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.

18. Modificaciones a la presente política

SaludaMente se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Las modificaciones sustanciales serán comunicadas a los titulares a través de los siguientes medios:

• Notificación por correo electrónico al titular.
• Aviso destacado en la plataforma y el sitio web.
• Cuando las modificaciones afecten datos sensibles, se solicitará nuevamente la autorización del titular.

La versión vigente de la política estará siempre disponible en www.saludamente.com/politica-de-datos.

19. Vigencia

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación en el sitio web de SaludaMente y permanecerá vigente mientras la sociedad mantenga bases de datos personales bajo su responsabilidad.